Die digitale Betriebsprüfung ist Realität

Publication date 05.03.2022
author: Martin Schrahe
Published in: Sonderseite Steuern HERFORDER KREISBLATT

Nutzen Sie für das Rechnungswesen sogenannte Vor- oder Nebensysteme, wie z. B. Fakturierungs-, Zahlungsverkehrs-, Zeiterfassungs-, ERP- oder Dokumenten-Management-Systeme (DMS)? Dann sollten Sie unbedingt weiterlesen! Die Finanzverwaltung setzt vermehrt auf speziell ausgebildete IT-Fachprüfer. Aufgabe der IT-Fachprüfer ist es, die Einhaltung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” zu prüfen. Hierbei liegt der Fokus inzwischen auf den vorgenannten Vor- und Nebensystemen und den Schnittstellen zwischen den Programmen. Diese Systeme müssen lückenlose Aufzeichnungen gewährleisten und alle Änderungen vollständig und revisionssicher protokollieren. Mängel eröffnen den Finanzämtern Tür und Tor für Hinzuschätzungen bei Umsatz und Gewinn!

Unternehmen müssen die Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, die zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen im kompletten Abwicklungsprozess vollständig sicherstellen und dies auch dokumentieren. Belege müssen im Ursprungsformat archiviert werden. Word oder Excel sind keine geeigneten Programme, weil die hiermit erstellten Dokumente leicht veränderbar sind. Digital entstandene oder in digitaler Form eingegangene Dokumente und Belege sind grundsätzlich unverändert in digitaler Form aufzubewahren. Neben Daten der Finanzbuchführung fallen darunter auch die Daten und Belege mit steuerlicher Relevanz aus Vor- und Nebensystemen. Werden Papierbelege gescannt und damit zum Bestandteil der digitalen Buchführung, darf die weitere Bearbeitung nur digital erfolgen. Auf den Papierbelegen dürfen in diesen Fällen keine Bemerkungen oder Ergänzungen gemacht werden, die auf dem digitalen Beleg nicht enthalten sind. Ältere Software erfüllt diese Anforderungen häufig nicht. Daher sollten Programmupdates stets eingespielt oder auf eine andere Lösung umgestellt werden. Lässt z. B. das Programm zu, dass einmal vergebene Rechnungsnummern geändert werden können oder wird das Angebot einfach mit „Rechnung“ überschrieben, ist dies unzulässig. Solche Verstöße können die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung infrage stellen.

Auch Exceldateien und Worddokumente oder E-Mail-Korrespondenz können als Vorsysteme gelten und sind der Finanzverwaltung ggf. zugänglich zu machen. Alle Dateien müssen in einem unveränderbaren Format gespeichert werden. Daher ist ein DMS dringend angeraten, denn erst im Zusammenwirken mit einem DMS können Exceldateien, Worddokumente und E-Mail-Korrespondenz revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden. Das typische Belegwesen besteht (noch) aus einer Mischung von Papier- und elektronischen Belegen. In diesen Fällen ist eine Verfahrensdokumentation angeraten.

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens. Eine aussagefähige und vollständige Verfahrensdokumentation besteht aus einer allgemeinen Beschreibung der Verfahrensabläufe, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Sie beschreibt die organisatorischen und technischen Prozesse von der Entstehung über die Verarbeitung und Speicherung bis zum Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit der Daten. Auch die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung sowie die Reproduktion ist zu beschreiben. Dazu gehören alle Organisationsunterlagen, insbesondere Bedienungs- und Programmieranleitungen sowie die Einrichtungs- und Änderungsprotokolle. Bereits das Fehlen der zuvor genannten Unterlagen stellt nach der Rechtsprechung der Finanzgerichte bei programmierbaren Kassen einen gravierenden formellen Mangel dar, der allein bereits zu einer Hinzuschätzung berechtigt.

Viele Anforderungen der GoBD sind bereits unmittelbar vom Unternehmen zu beachten, da sie auch die Auftragsplanung und -abwicklung, die Fakturierung und das Belegwesen insgesamt betreffen. Erstellt der Steuerberater die Lohn- und Finanzbuchführung, ist das häufig nur ein kleiner Teilbereich der GoBD-relevanten Anforderungen.

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