Wenn der Partner oder die Familie mit auf Reisen geht und Sie betriebliche bzw. berufliche Belange mit Privatem kombinieren, ist eine Kostenaufteilung geboten und auch durchaus möglich.
Aufwendungen für die Hin- und Rückreise können bei gemischt betrieblich und privat veranlassten Reisen grundsätzlich in abziehbare Werbungskosten oder Betriebsausgaben und nicht abziehbare Aufwendungen für die private Lebensführung nach Maßgabe der jeweiligen Zeitanteile der Reise aufgeteilt werden. Vorausgesetzt die beruflich veranlassten Zeitanteile stehen fest und sind nicht von untergeordneter Bedeutung sind. Der durch die berufliche Tätigkeit veranlasste Aufwand ist im Regelfall durch Schätzung zu ermitteln. Die Schätzung muss schlüssig, wirtschaftlich möglich, vernünftig und plausibel sein. Für die Schätzung kommt eine Aufteilung nach Köpfen, Fläche, Zeitanteilen oder Hinzuziehung eines Vergleichsobjektes in Betracht.
In einem aktuell veröffentlichten Beschluss (Az. VI R 55/16) hat sich der BFH für die Aufteilung nach Köpfen ausgesprochen, dabei jedoch vorab einen Mindestaufwand für die Bewirtschaftung eines Einpersonenhaushalts in Höhe von 20 % der Gesamtkosten anerkannt. Im konkreten Fall wurde der Arbeitnehmer bei einer Entsendung ins Ausland von der Ehefrau und der Tochter begleitet. Die Gesamtkosten im Streitjahr beliefen sich auf rund 24.000 €. Nach Köpfen verteilt, wären nur 8.000 € abzugsfähig. Werden aber vorab 20 % anerkannt, sind das 4.800 €. Vom Gesamtbetrag in Höhe von 24.000 € wird dann zusätzlich ein Drittel berücksichtigt, somit 8.000 €. Zusammen sind das Werbungskosten in Höhe von 12.800 €, mithin eine Quote rund 54 %.
Sofern der Arbeitgeber die Reisekosten (Flug, Hotel, Verpflegung, etc.) auch für den Partner übernimmt, handelt es sich bei dem Mitarbeiter insoweit um steuer und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Eine abgabenfreie Erstattung der Aufwendungen ist nur in dem Umfang möglich, wie sie auch ohne die Mitnahme des Partners angefallen wären. Soweit es um die Unterkunft geht, sind nur diejenigen Aufwendungen anzusetzen, die bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären. Kostet das Doppelzimmer in einem Hotel z.B. 120 € und das Einzelzimmer 80 €, können nur 80 € als Werbungskosten abgezogen bzw. alternativ vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden.
Wer den beruflichen Teil der Unterkunftskosten entsprechend der Berechnung im Beispiel ermittelt, kann sich auch den Beschluss des BFH berufen und befindet sich damit gegenüber dem Finanzamt auf der sicheren Seite.